ПРЕСС КИТ И ПРЕСС МЕРОПРИЯТИЯ

Практический PR. Как стать хорошим PR-менеджером. Версия 3.0

Мамонтов Андрей Анатольевич

ПРЕСС-СЛУЖБА Инструменты: пресс-папка

Из чего состоит пресс-папка • • Пресс-релиз История компании (бэкграунд) Биографии руководителей Обзоры Публикации в других медиа Рекламные материалы Примеры пресс-папок Фото и виеоматериалы

Цель и задачи пресс-релиза • Обеспечить паблисити, для чего привлечь внимание редакции или отдельного журналиста интересной информацией для аудитории медиа носителя. Написать • Стиль и уровень сложности изложения должны соответствовать аудитории • Заголовок должен отражать суть релиза и привлекать внимание. Разместить • Сделать правильный выбор медиа носителей • Обеспечить удобную и полную форму обратной связи для журналиста Проверить • Убедиться, что релиз доставлен по назначению: через «контрольный» звонок, или используя автоматическое почтовое уведомление.

Структура пресс-релиза • Вначале – ответ на четыре вопроса: Кто, Где, Что и Когда. • Потом – самая интересная информация в одном абзаце, • Потом – подробности, • Потом – детали. • Объём пресс-релиза составляет 2 000 -3 000 знаков (1 -1, 5 страниц)

Как написать релиз, который не опубликуют Шесть вредных советов для тех, кто пишет пресс-релизы Напишите пресс-релиз сами. Если вы руководитель, то Вам известны все подробности информационного события. И ничего, если у вас была в школе тройка по правописанию и литературе: теперь-то вы взрослый, да еще и руководитель. Никто просто не посмеет поставить вам плохую оценку.

Как написать релиз, который не опубликуют Шесть вредных советов для тех, кто пишет пресс-релизы Разошлите ваш пресс-релиз по всем факсам и e-mail адресам редакций, которые у Вас имеются. Не важно, что информацию о прибытии новой партии маслобоек Вы послали в редакцию женского журнала. Женщинам, которые читают этот журнал, без сомнения будет интересно узнать, сколько новых маслобоек будет работать в городе.

Как написать релиз, который не опубликуют Шесть вредных советов для тех, кто пишет пресс-релизы Обязательно используйте сложные речевые обороты, придаточные предложения, много технических терминов. Пусть текст будет витиеватым и сложным к восприятию. А если кто-то не поймет, то пусть воспользуется словарем, поищет информацию в Интернете или позвонит специалистам.

Как написать релиз, который не опубликуют Шесть вредных советов для тех, кто пишет пресс-релизы Напишите пресс-релиз на трех, а лучше на четырех листах. Обязательно подробно опишите историю создания вашей компании, все награды, которые компания получила за десять лет работы на рынке. Если вы пользуетесь e-mail, можете так же выслать фотографии всех ключевых сотрудников компании – вдруг в редакции спортивной газеты захотят опубликовать фотографию одного из них.

Как написать релиз, который не опубликуют Шесть вредных советов для тех, кто пишет пресс-релизы О любом событии, происходящем в вашей компании, старайтесь рассказать всей стране. Так и пишите: открытие семнадцатого хлебного магазина в поселке – самое выдающееся событие в стране за последние четыре года.

Как написать релиз, который не опубликуют Шесть вредных советов для тех, кто пишет пресс-релизы Не подписывайтесь и не оставляйте телефонов. В особенности, если вы решили лично завезти пресс-релиз и собираетесь его оставить в общей почте. Естественно, все редакторы и журналисты просто обязаны знать вашу компанию и все ее координаты. В крайнем случае, они могут позвонить в справочную.

Пример Ошибки в пресс-релизах Ошибки специалистов пресс-службы, высылающих пресс-релизы в СМИ

Пример Приемы актуализации новостей • Использование значимых событий, круглых дат. • Создание интриги или скандала. • Обнародование финансовых данных. • Публикация результатов социологических или маркетинговых исследований. • Использование «лидеров мнения».

Пример Рейтинг новостей Прямая ссылка : http: //mediametrics. ru/rating/ru/media/

Задание Пресс-релиз Сгенерировать информационный повод и написать релиз по теме, предложенной преподавателем. – Объём – 2 000 знаков (1 страница 12 кеглем).

История компании (бэкграунд) • Содержит краткую информацию о компании, историю её возникновения и развития. • Частным случаем может быть факт-лист – документ, отражающий основные вехи развития компании.

Биографии руководителей • Краткая биография руководителей с перечислением ключевых компетенций, усиливающих имидж руководителя по данному профилю деятельности. • В случае необходимости, можно «открыть» факты биографии, непосредственно связанные с определёнными событиями в профессиональной или личной жизни руководителя.

Обзоры • Бизнес СМИ специализируются на деловой информации. В таком случае им будут интересны предоставленные материалы таких направлений, как: – Обзоры рынка, – Маркетинговые и социологические исследования, – Профессиональные мероприятия, проводимые компанией.

Публикации в других медиа • Иногда определённый интерес могут представлять опубликованные материалы: – Интервью ключевых фигур компании, – Рекомендации или отзывы о работе компании значимых специалистов отрасли, лидеров мнений.

Рекламные материалы • • • Сувенирная продукция компании, Пробники продукции, Буклеты и листовки, Корпоративные газеты, Видео и аудио материалы о компании: – Корпоративный фильм, – Рекламные видео и аудио ролики, – Фотографии и видеоматериал с ключевыми фигурами компании.

1) Пресс-конференция
— это основное
мероприятия для СМИ. Оно проводится с
целью сделать анонс или презентацию
важного события в жизни компании.
Характер данного мероприятия подразумевает
продуманную и тщательную подготовку.
В пресс-конференции, как правило,
учавствует несколько спикеров с
различными программными заявлениями
в рамках одной темы. Продолжительность
не превышает 1 часа. 30-40 минут отводится
на программные доклады и еще около 15
минут на вопросы и ответы. Количество
приглашаемых СМИ ограничено лишь
степенью их заинтересованности в
заявленной теме. Специально для
представителей массмедиа предварительно
готовится пресс-папка, которая вручается
каждому журналисту непосредственно
перед самим мероприятием во время
регистрации. ( Пресс-папка- набор PR
текстов, состоит из: бэкграундер или
история компании; биографии руководителей;
корпоративный буклет, годовой отчет,
описание продукции/ услуг, кейс стори,
факт-лист, пресс-релизы за последние
2-3 месяца, фотографии или CD-диск с
фотографиями продукции компании.

2) Брифинг
— аналог пресс-конференции.
Основное отличие: отсутствует
презентационная часть. То есть практически
сразу идут ответы на вопросы журналистов.
Обычно проводится для пост PR мероприятий.
Например: доматчевая пресс-конференция
и послематчевый брифинг для журналистов.
В брифинге принимают участие 1-2 спикера
с короткими(10-15 минут) программными
заявлениями, после которых журналисты
могут задать свои вопросы.

3) Благотворительность
– проявление
филантропии, не предполагающее каких-то
обязательств со стороны получающих
поддержку.

4) Выставка
– показ, основная цель
которого состоит в просвещении публики
путем демонстрации будущих перспектив.

5) Дебаты
– прения, обмен мнениями.

6) Дискуссия
– спор, направленный
на достижение истины.

7) Дни открытых дверей
– проведение
организацией комплекса мероприятий в
установленные дни в целях ознакомления.

8) Заявление
– краткое недвусмысленное
устное или письменное сообщение.

9) «Круглый стол»
— одна из форм
генерирования и обсуждения идей.

10) Презентация
– представление
приглашенной аудитории нововведений.

11) Прием
– осуществляется в
торжественной обстановке с целью
расширения и углубления контактов в
сфере деятельности компании.

12) Спонсорство
– целевые субсидии
для достижения взаимных целей.

Евгения Лампадова – о том, почему предпринимателю важно научиться продавать не только свой продукт, но и себя

Многие предприниматели сферы малого бизнеса жалуются на невнимание СМИ к их проектам и продуктам. При этом, далеко не все из них готовы вкладываться в создание инструментов для продвижения и работы с прессой. Например, многие проекты даже не имеют нормального описания и более-менее качественных фотографий продукта и ключевых членов команды. По нашей просьбе основатель коммуникационного агентства «ЛАМПА» Евгения Лампадова рассказала о том, что должно быть в пресс-папке любого уважающего себя коммерческого проекта.

Евгения Лампадова

, основатель коммуникационного агентства 
«ЛАМПА»

. Образование: журналистика (АлтГУ) и международные отношения (МГИМО, магистр). До запуска собственного бизнеса занималась связями с общественностью в компании «Danone-Юнимилк», НПФ «Благосостояние», «АПК-холдинге», Ассоциации компаний интернет-торговли (АКИТ), онлайн-школе английского Skyeng, компании Wikimart. Специализируется на консалтинге в сфере кризисных коммуникаций, построении брендов для IT и FMCG-компаний. Автор курса «Антикризисные коммуникации» (РУДН, приглашённый лектор).

В чём вообще проблема

Восемь лет я работаю в бизнес-коммуникациях, последние три года из них периодически помогаю небольшим проектам рассказывать о себе. И могу с уверенностью сказать, что представители малого бизнеса, когда речь идёт о пиар-сопровождении, как правило, тотально игнорируют вопросы их, простите, «упаковки».

Фото? Да зачем?! У меня же уже есть пара неплохих селфи! Био? Ой, да оставьте, меня и так все знают, без этих ваших трёх букв. История компании? Она, кажется, есть где-то там на нашем сайте. Ну, и так далее 

Так что сегодня мы поговорим о пресс-папке, без которой никакую пиар-историю лучше не затевать, потому что это визитная карточка вашего проекта – для СМИ, партнёров, клиентов. На сайте её содержимое хранится в специальном разделе («Медиацентр», «Для СМИ» и т.д.); в персональном компьютере – где угодно, лишь бы в одном месте.

Пресс-папка любой компании должна включать: био (-графии) ключевых членов команды, их фотографии для разных бизнес-целей, историю компании и её позиционирование, краткое описание её продукта или услуги. А ещё —  и это важно — перечень тем, на которые компетентно могут высказываться спикеры компании. Ну, и лого, куда же без него. Остальное – опционально.

Остановимся подробнее на нескольких ранее упомянутых пунктах.

Несколько абзацев текста, содержащих информацию о статусе (должности) спикера, образовании, его, пафосно говоря, трудовом пути, возможно, какие-то важных дополнительных сведениях. Если у компании несколько публичных лиц, то это значит, что нужно несколько био.

Фамилия-Имя, генеральный директор, основатель Название-Компании. 
До запуска собственного бизнеса занимал руководящие посты (CEO, CFO, COO) в ряде крупных компаний: _______, _________, _______, и др.

Опытный управленец с качественной экспертизой в телекоме, FMCG, девелопменте и энергетике. 
Специализируется на стратегическом и операционном менеджменте: рост и прибыльность бизнеса, развитие корпоративной культуры, управление капиталом, изменение бизнес-процессов, сделки M&A возглавляемых компаний.

Имеет два высших образования — «_____» и «_____». В 2009 году получил МВА в Лондонской и Колумбийской школах бизнеса, специализация «Экономика стран BRIC».

Владеет двумя иностранными языками: английский, немецкий.

Темы для комментариев: стратегия и операционные планы компании, рыночный прогноз, ситуация на рынке, регулирование рынка.

Фотографии спикеров компании запрашивают для материалов СМИ, конференций, каталогов и ещё много для чего. Поэтому, нет, селфи не подойдет, даже если оно исключительно удачное. Фотографии двухгодичной давности тоже, увы, не прокатят, потому что мы меняемся — и наши фото тоже должны меняться вместе с нами.

Фотографии, на которых изображено не лицо, а абстракция из пикселей — вновь не удачный выбор,  ибо в современном цифровом мире полагается иметь в загашнике два удачных варианта – для веб-использования и для печати. В общем, раз в год профессиональной фотосессии вам, дамы и господа-предприниматели, не избежать, даже если очень хочется.

Вот отличный пример фото для пресс-папки:

Понимаю, мало кому нравится, как он получается на фото, поэтому до последнего спикеры оттягивают эту прекрасную перспективу – запечатлеть себя для бизнеса. А ведь что в этом вопросе самое важное? Верно! Правильно подобранный фотограф. Это значит:

• Имеет портфолио приятных вашему глазу чужих фотографий;
• Умеет разговорить даже самую закомплексованную модель;
• Предпочитает фотографировать, а не рисовать человека в фотошопе до тех пор, пока тот не изменится до неузнаваемости;
• Умеет подчеркивать чужие достоинства и аккуратно нивелировать недостатки;
• Спрашивает, для чего вам фото и к какому сроку они нужны;
• Знает разницу между портретной съемкой и репортажной;
• Сам предлагает локации для съемки.

Что требуется от вас для портфолио, когда правильный фотограф найден? Да почти ничего. Приготовиться к съёмке, выделить час своего времени на фотосессию и минут тридцать на подготовку к ней, да и прийти сфотографироваться.

Как правило, к фотографу прилагается визажист, который мужчин припудрит, женщин, исходя из пожеланий, накрасит, волосы на голове и тем, и другим поправит. Вам сообща с фотопрофи останется только сделать несколько горизонтальных и несколько вертикальных фото. По возможности – одну-две деловых, одну-две smart casual, одну-две life style.

• «Полоску» и «квадратики» лучше не надевать — они то бликуют, то рябят.
• Одежда не большая и не маленькая по размеру, так как вам будет очень некомфортно в ней.
• Женщинам – захватите туфли на каблуке.
• Покажите фотографу примеры ваших удачных и неудачных фото и объясните, почему считаете их таковыми.
• Улыбайтесь! Хотя бы на одном фото. И ещё: выпрямите спину и не морщите лоб.
• Выспитесь!
• Ну и расслабьтесь, а что вам ещё остается?!

История компании, позиционирование, описание услуги

Пример истории онлайн-школы английского языка

SkyEng

:

Школа
SkyEng

существует с января 2013 года. Но история компании началась ещё в 2010 году, когда студент МФТИ Георгий Соловьёв на своём примере понял, что изучать иностранный язык можно не только в школе, но и через интернет. Тогда же он попробовал организовать занятия английским с преподавателем, который проживает в другом городе, и такие уроки оказались для него весьма эффективными.

Через два года, окончив вуз и поработав на стороне, он всё же вернулся к идее создания собственной языковой онлайн-школы, после чего начал формировать команду школы, искать преподавателей, учеников, инвесторов.

Основателями школы, кроме Георгия, стали выпускники МФТИ и МГТУ им. Баумана — Харитон Матвеев, Денис Сметнёв и Андрей Яунзем.

Весной 2013 года стартаперы привлекли первые инвестиции в свою школу в размере 30 тысяч долларов, осенью последовал второй раунд инвестиций в проект — 300 тысяч долларов.

В январе 2014 года к команде управленцев Skyeng присоединился Александр Ларьяновский, занимавший ранее пост директора по международному развитию компании «Яндекс». Он стал соинвестором проекта и управляющим партнёром.

В августе этого же года Skyeng запустил собственную платформу обучения Vimbox, благодаря которой изучение английского языка теперь проходит в виртуальном классе и является более эффективным и удобным. Аналогов подобной разработки на рынке нет.

Позиционирование онлайн-школы
SkyEng
:

Онлайн-школа английского языка нового поколения. В школе работают профессионалы, помогающие жителям современных мегаполисов выучить английский язык в условиях недостатка времени.

Фото управленческой команды школы
SkyEng

В общем, создавайте пресс-папку своей компании, регулярно её дополняйте и активно используйте для продвижения своего бизнеса. И не благодарите!

Пиар-инструменты для малого бизнеса.

По каким критериям оценивать работу пиарщика в малом бизнесе.

Как сделать качественные фото для интернет-магазина.

Документы для прессы

PR-текст – это текст • содержащий PR-информацию • функционирующий в пространстве публичных коммуникаций • служащий целям формирования, приращения имиджевого капитала базисного субъекта PR • адресованный определенной группе общественности • обладающий в основном скрытым авторством • распространяемый через СМИ, путем прямой рассылки, посредством личной доставки.

Источники PR-текста • ПЕРВИЧНЫЕ • Устные (информация от первого лица) • Письменные (управленческие документы) • ВТОРИЧНЫЕ • Устные и письменные (выступления и публикации в СМИ)

Классификация PR-текстов PR-текст По сфере (коммерческая социально-культурная, политическая) По группе общественности По способу распространения (внутренняя, внешняя) (СМИ, личные контакты, внутрикорпоративные Каналы)

Документы для СМИ • Пресс-релиз • Бэкграундер (бэкграунд, информационное письмо, информационная справка) • Биография • Факт-лист (фактическая справка) • Заявление для СМИ • Медиакит (пресс-кит, пресс-папка, пресспакет)

Структура пресс-релиза • 1. Шапка документа (фирменный блок информации о компании, распространяющей пресс-релиз) • логотип компании, полное название и почтовый адрес компании • контактная информация (иногда в конце пресс-релиза)

Структура пресс-релиза 2. Наименование документа (в самом верху страницы в углу при помощи слова «пресс-релиз» или его русского эквивалента «информация для прессы» указывается характер документа) 3. Заголовок (размещается по центру страницы. Необходимо стремиться, чтобы он укладывался в одну строку). Два подхода к заголовку пресс-релиза: 1. Журналистский заголовок — яркий, броский, привлекающий внимание. 2. Жесткая новость — «сухой» заголовок, кратко, емко и четко формулирующий основное содержание прессрелиза

Способы создания заголовка (второй подход) 1. Обещать новое, интересное. • Новый способ хранения свежих продуктов длительное время. • Новое слово в эволюции средств связи. 2. Использовать отзывы известных и/или авторитетных источников. • Журнал «Форбс» признал эту книгу самым толковым пособием о том, как стать миллиардером. • Самый правдоподобный фильм об автомобильных гонках по мнению Шумахера.

Способы создания заголовка (второй подход) 3. Сосредоточить внимание на положительном конечном результате. • Продлить молодость теперь доступно всем. • Теперь в любую точку мира вы можете добраться на своем автомобиле. 4. Использовать в заголовке вопрос «Kaк? » . • Как приобрести свой дом. • Как найти достойную школу для вашего ребенка. 5. Использовать в заголовке вопрос «Почему? » . • Почему раньше не удавалось сделать жилье более дешевым. • Почему наши часы никогда не опаздывают.

Способы создания заголовка (второй подход) 6. Намекнуть на наличие доводов в пользу того или иного решения. • Семь причин, чтобы прочесть эту книгу. • Пять фактов из жизни туристов в пользу дорожных чеков. 7. Использовать сопоставления. • Что выбрать — новый или подержанный автомобиль. • Плюсы и минусы перехода на новую систему учета складских запасов. 8. Избегать использования юмора или иронии. 9. Не писать длинных заголовков.

Структура пресс-релиза 4. I вариант: Дата написания и отправления прессрелиза (в углу) II вариант: Дата и место создания пресс-релиза в начале первого абзаца • Дата события, отправления и получения прессрелиза должна совпадать. • Если пресс-релиз длинный, дату стоит повторить в нижнем левом углу последней страницы • Если необходимо, чтобы пресс-релиз не был опубликован до определенного срока, используется временное эмбарго (н-р: «Для публикации 1 сентября 12: 00» ) • Если новость готова к немедленному обнародованию, специалисты иногда ставят пометку «к публикации» или «для немедленного распространения» .

Структура пресс-релиза 5. Первый абзац — «лид» (lead) — краткое изложение • • • всего сообщения 1 — 3 предложения (4 -5 строчек) В первом абзаце помещается информация, отражающая суть новости. Лид-абзац должен давать ответы на 6 вопросов: Кто является участником события? Что это за событие? Когда оно произошло или произойдет, сколько продлится? Где? Почему оно произошло? Как или каким образом?

Структура пресс-релиза 6. Основной текст. Основная часть полностью раскрывает содержание пресс-релиза. • Каждый последующий абзац будет сообщать читателю уже менее важную информацию. Чем дальше от начала, тем менее существенные подробности сообщаются. 1 -й абзац 2 -й абзац 3 -й абзац и т. д. форма содержание

Структура пресс-релиза • Абзацы должны быть краткими (6 строк максимум) • Правило: один абзац – одна мысль • Абзац должен заканчиваться на странице, а не переноситься на следующую. • Слова не следует разрывать для переноса.

Структура пресс-релиза 7. Если это расширенный вариант прессрелиза, то в конце, после основного текста пресс-релиза, должна быть представлена история или краткая характеристика (бэкграундер) компании, выпускающей пресс-релиз. • Объем этого фрагмента не должен превышать 10 -12 строк. 8. Фотографии.

Требования к оформлению пресс-релиза • Изложение сообщения от третьего лица ( «Компания является инициатором» , «Генеральный директор заявил» ) • Нейтральная и максимально объективная форма изложения. Конкретные факты. Отсутствие общих рассуждений. • Отсутствие скрытой, а тем более прямой рекламы товаров и услуг. Отсутствие прилагательных в превосходной степени (н-р, «Самая передовая технология!» ). Отсутствие эмоциональных эпитетов. • Логическая и хронологическая последовательность изложения. • Простые и короткие предложения. Нежелательны длинные слова.

Требования к оформлению пресс-релиза • Текст должен быть доступен и ясен для восприятия. Не перегружайте текст сложными понятиями и терминами, канцеляризмами (исключение: специализированные СМИ) • Не перегружайте текст сравнительными оборотами, сложными образами и метафорами, прилагательными и наречиями, причастными и деепричастными оборотами. • Анонимность пресс-релиза • Пресс-релиз должен содержать цифры и цитаты руководителей компании и проекта. Цитаты должны быть достоверными. Цитируемые слова передаются прямой, а не косвенной речью. В качестве доказательств лучше приводить не округленные, а точные цифры.

Требования к оформлению пресс-релиза • Активное использование существительных и глаголов придает тексту динамизм • Необходимо избегать плеоназмов — односложных слов, не несущих смысловой нагрузки (н-р, своя автобиография) • Не должны использоваться слова «вчера» , «завтра» , «на днях» , «недавно» и т. д. ; должны указываться точные даты, которые обычно пишутся так: 15 мая 2009 г. , а не 15 -го мая 2009 года • В аббревиатурах не ставятся точки (BMW, но не B. M. W. )

Требования к оформлению пресс-релиза • Числительные от одного до девяти пишутся прописью, от десяти и далее — цифрами. В очень больших числах используются слова «тысяча» , «миллион» , «миллиард» . Эти слова сокращаются следующим образом: «тыс. » , «млн» , «млрд» (точка только в сокращении тысячи). • Если предложение начинается с числительного, то предпочтительнее давать его прописью. • Цифрами пишутся даты, адреса, телефоны, серийные номера; • В интервалах значений сохраняются нули (длина 2000 -5000 м, а не 2 -5000 м) • Символ процентов предпочтительнее выражать в виде слов (20 процентов, а не 20% • Дробные числа, как и целые, делятся пробелами на группы по три знака (51 254 342, а не 51254342) • Температурные данные обозначаются словами (25 градусов Цельсия);

Стиль пресс-релиза в зависимости от направленности СМИ • Деловые СМИ предпочитают лаконичные прессрелизы, и обязательно с наличием цифр и фактов • Для специализированных СМИ важны подробности. В пресс-релизы по темам отрасли необходимо добавлять значительно больше деталей, чем для деловых. • Пресс-релиз для общественно-политических СМИ должен подчёркивать, что тема интересна широкой аудитории. • Радиостанциям лучше отправлять укороченные варианты пресс-релизов.

БЭКГРАУНДЕР • Бэкграундер (background notes) — это информационный материал, содержащий дополнительную информацию по теме, событию, организации (история компании, ее профиль), ее продуктам и услугам и т. п. • Бэкграундер не имеет оперативно-новостного аспекта, содержит информацию о «фоне» (background), о том, что окружает само событие, что ему предшествовало или стало его причиной. • Представляет собой единый и законченный текст, «историю» , построенную в повествовательной манере. • Структура и композиция бэкграундера относительно свободны. Бэкграундер обязательно имеет заголовок.

ФАКТ-ЛИСТ • Фактическая справка (факт-лист) — это документ, с помощью которого журналист получает в сжатой форме наиболее важную фактическую информацию об организации или событии. • Представляет собой набор фактов, цифр или тезисов, предназначенных для использования и цитирования журналистами. • Объем фактической справки обычно не превышает одной-двух страниц,

БИОГРАФИЯ • Биография (биографическая справка) — это специальный документ, содержащий фактическую информацию о конкретном человеке. • Предоставление биографий СМИ позволяет предотвратить возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации. • Биографии обычно иллюстрируются фотографиями • Разновидности: биография-конспект, биографиярассказ

ЗАЯВЛЕНИЕ ДЛЯ СМИ • Заявление для прессы— краткий документ, призванный объявить или объяснить общественности официальную позицию организации, государственного деятеля или политика по какомулибо вопросу • Может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий • Цель этого документа — препятствовать подрыву имиджа организации. • В этом типе текстов отсутствуют цитаты.

Приглашение для СМИ • Приглашение — это текст о новостном событии (мероприятии), касающемся базисного субъекта PR, в котором адресату предлагается принять участие. • По характеру адресата текста приглашения подразделяются на два вида: для общественности и для узких целевых групп (акционеров, журналистов). • Обязательными компонентами приглашения являются: сообщение о характере мероприятия, месте и сроках его проведения, условиях участия.

Приглашение для СМИ • В приглашении для журналистов информация о событии, мероприятии должна быть конкретизирована. • Приглашение может быть построено по схеме пресс-релиза: лид, детали новостного события, список приглашенных VIP-гостей, программа мероприятия и — факультативно — просьба о подтверждении участия. • Контактные лица и телефоны указываются в конце текста.

Пресс-кит • Пресс-кит – пакет документов потенциально полезных для СМИ • Цель пресс-кита— предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах, чтобы облегчить журналистам процесс написания будущих материалов • Количество, состав материалов в пресс-папке, зависят от характера новостного события Способы оформления: • бумажная папка • сброшюрованная книга

Минимальный набор документов для пресс-кита • пресс-релиз; • информационное письмо (бэкграундер) и/или фактическая справка (факт-лист); • один или несколько дополнительных материалов (в зависимости от характера проводимого мероприятия).

Примерная структура пресс-кита

Примерная структура пресс-кита для распространения на пресс-конференции • • пресс-релиз; программа мероприятия; информационное письмо о теме пресс-конференции; фактическая справка о предмете пресс-конференции, где указаны необходимые цифры и графическая информация; тексты выступлений основных действующих лиц пресс-конференции; список почетных гостей; биографии основных участников с их фотографиями; фотографии и другие визуальные материалы по теме пресс-конференции.

Состав пресс-кита, посвященного годовому собранию членов Санкт-Петербургского отделения Американской Торговой палаты (АТП). • пресс-релиз на трех страницах о работе АТП в 2000 г. ; • факт-лист «Список компаний-членов Санкт-Петербургского отделения Американской Торговой палаты» ; • семистраничный годовой отчет «Итоги 2000 года для членов Американской Торговой палаты» .

Структура пресс-кита, посвященного проведению в ноябре 2001 г. « Кубка России — Gallina Blanca» по фигурному катанию на коньках. • пресс-релиз • четырехстраничный факт-лист, отражающий характер данного события (название, дату, место проведения и его вместимость, призовой фонд, руководство Кубка), а также историю развития фигурного катания в Санкт-Петербурге и имена призеров последних кубков; • факт-лист «Расписание работы пресс-центра» с именами руководителей пресс-службы и ее телефонами; • двухстраничный факт-лист с указанием списка участников соревнований; • двухстраничный факт-лист с расписанием тренировок и соревнований.

Программа пресс-конференции • Программа пресс-конференции представляет собой в большой степени стандартизированный документ, в котором указываются: • тема • дата, место • адрес проведения • ведущий • основные участники • регламент проведения.

Раздаточные материалы

Придя на
пресс-конференцию, журналисты, несомненно,
что-то запишут, что-то задиктуют на
диктофоны, что-то зафиксируют на
магнитофонах, но все-таки ваша совесть
будет в большей степени чиста, если вы
дадите им в руки текст в адекватным (на
ваш взгляд) пониманием существа вопроса.
Да и журналисты любят столь
профессиональное отношение к организации
встречи с ними, задавая более осмысленные
и продуманные вопросы и унося ваш текст,
с которым они могут поработать позже.

Поэтому резко
повышают эффективность пресс-конференции
раздаточные материалы. Помимо краткого
или расширенного текста с изложением
выступления, это могут быть: пресс-релизы,
факт-листы, кейсы, справки, заявления и
т.д.

Пользуясь
случаем, можно раздать также и другие
материалы (рекламные материалы, буклеты
и т.п.).

Разнообразит и
производит большее впечатление от
пресс-конференции дополнение слов и
текстов наглядными материалами,
изобразительным рядом: демонстрация
фотографий, слайдов, кино- и видео-материалов,
моделей, образцов продукции и т.п.

Вся эта информация
раздается на пресс-конференции или
высылается заранее (в том числе по
электронной почте) бесплатно и без
обязательств СМИ на ее обязательную
публикацию. Соответствующая редакция
или журналист вольны поступить так, как
им представится интересным: опубликовать
информацию, воспроизведя текст или,
заинтересовавшись ею, подготовить
интервью, проблемную статью или серию
материалов.

Для анализа
эффективности работы необходимо вести
регистрацию всех раздаточных материалов
и их рассылки.

В случае масштабной
и ответственной пресс-конференции все
раздаточные материалы могут быть собраны
в специальную пресс-папку, вручаемую
журналистам при регистрации.