ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ

Как оформить поступление НФА

Каковы требования закона?

В действительности же комиссия должна ответить на множество вопросов и зафиксировать ответы в виде своего решения, то есть подготовить первичный документ, в котором отразить факт принятия материальных ценностей к учету.

С какой периодичностью комиссия должна проводить заседания?

Первичный документ надо составлять по факту совершения хозяйственной операции либо сразу после его окончания (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
). Это значит, что на каждый факт появления имущества, которое надо принять к учету, должна собираться комиссия.

При незначительном объеме имущественных поступлений возможно организовать работу комиссии с такой периодичностью. В противном случае придется устанавливать периодичность заседаний дополнительно: два раза в неделю, один раз в неделю, один раз в две недели. При этом необходимо обязательно соблюдать сроки передачи документа в бухгалтерию, чтобы факты хозяйственной жизни отразились в регистрах учета в том периоде, в каком они произошли. Это принцип временной определенности фактов хозяйственной жизни.

Выбранная периодичность заседаний комиссии фиксируется в Положении.

Какой первичный учетный документ должна оформить комиссия?

В общем случае появление нового объекта нефинансовых активов в учреждении состоит из трех этапов и для каждого есть свой первичный документ:

Для отдельных видов нефинансовых активов этапы могут быть совмещены или отсутствовать. Например, для материальных запасов первоначальная стоимость чаще всего формируется одним документом поставки и не обособляется в учете в качестве капитальных вложений.

ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОЧКА N ____ УЧЕТА НЕФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ

(в ред. Приказа Минфина РФ от 07.11.2022 N 157н
)

<*> Кадастровый номер земельного участка, на котором расположен объект (недвижимость).

1. Сведения о принятии объекта к учету и о выбытии объекта

2. Сведения об объекте

3. Краткая индивидуальная характеристика объекта

Форма 0509215 с. 2

4. Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации

5. Информация о начисленной амортизации

6. Информация о начисленном обесценении

7. Сведения об ограничении (обременении) объекта (части)

Форма 0509215 с. 3

8. Сведения о произведенном ремонте, достройке, реконструкции, модернизации

9. Сведения о внутреннем перемещении объекта

10. Сведения о консервации (расконсервации) объекта

Констатирующая часть текста приказа

В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний:

• «На основании.»,
• «В целях.»,
• «Во исполнение.»,
• «В связи с.»,
• «В соответствии.».

При выборе того или иного словосочетания необходимо понимать, что означают эти выражения и правильно их использовать в зависимости от конкретной ситуации.

Словосочетание «На основании»
используется в случаях, когда при пояснении цели издания распорядительного документа основываются на нормативном правовом акте (на каком-либо законе, распорядительном документе министерства или иного ведомства и т.п.). При ссылке на документ следует указать в следующей последовательности (см. Пример 1):

• вид акта вышестоящего органа (с большой буквы пишутся только «Указ», «Федеральный закон», «Конституция»; остальные виды документов, например «постановление», грамотнее писать с маленькой буквы);
• его автора (здесь можно использовать официальные сокращения, например: «РФ» вместо «Российская Федерация», «Минкомсвязи» вместо «Министерство связи и массовых коммуникаций» и т.п.);
• дату документа (можно указывать как цифровым, так и буквенно-цифровым способом, в последнем случае можно добавлять «0» перед однозначной датой ²
  
  , но это не обязательно, например: 04.10.2012, 4 октября 2012 г., 04 октября 2012 г. При полностью цифровом способе «г.» в конце даты не ставится. Только старайтесь придерживаться единообразия при указании дат по крайней мере в одном документе – см. Примеры 1 и 2);
• регистрационный номер (пробел между знаком «№» и цифрой по правилам русского языка ставится);
• полное наименование документа – заголовок к тесту (его сокращать нельзя, в т.ч. переводить «Российскую Федерацию» в «РФ»).

То есть нужно привести все поисковые данные самого документа.

Но если основанием издания приказа стали конкретные положения закона, то лучше сослаться именно на них, указав абзац, подпункт, пункт, часть, статью (именно в таком порядке – от меньшего к большему). Сокращения здесь тоже уместны:

• «статья» или «ст.» (во множественном числе пушут «ст.», а не «ст.ст.»);
• «часть» или «ч.»;
• «пункт» или «п.»;
• «подпункт» или «подп.», но не «пп.».

Обратите внимание на разную логику именования структурных частей статей в разных законах:

• если внутри статьи идут нумерованные разделы, то они могут оказаться как пунктами, так и частями;
• а ненумерованные могут оказаться как частями, так и абзацами.

Поэтому внимательно читайте текст закона (внутренние ссылки), чтобы понять, что как в нем называется, либо обратитесь за разъяснениями к юристу, либо ссылайтесь только на статью, не погружаясь глубже.

Пример 1. Констатирующая часть текста начинается с «На основании»

На основании постановления Правительства РФ от 04 октября 2012 г. № 1006 «Об утверждении правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг», пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» <. .>

Внутри всевозможных Положений, Правил, Инструкций номер абзаца, как правило, является номером пункта. Данные утвердившего их документа приводятся по правилам, описанным выше, в скобках или через запятую (как в Примере 2).

Если поводом издания вашего приказа стали свежие изменения, внесенные в давно изданный нормативный правовой акт то, указывая его данные в конце в скобках, напишите его редакцию, важную для вас:

Пример 2. В констатирующей части ссылаемся на утвержденные Правила в определенной редакции

На основании Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.07.2017) <. .>

Если целью издания распорядительного документа является исполнение решения (поручения) вышестоящего органа, то применяют словосочетание «Во исполнение»
(Пример 3).

Грань между этим вариантом начала констатирующей части и первым тонкая, поэтому их порой используют одновременно! Кстати, в Правилах, упомянутых в Примере 2, формулировка «на основании и во исполнение» претерпела некоторые изменения и была заменена на формулу «на основе и во исполнение»,
после чего она перекочевала во многие ведомственные акты.

Пример 3. Констатирующая часть текста начинается с «Во исполнение»

Во исполнение поручения Министерства образования Российской Федерации от 12.03.2016 № 12ПР «О создании рабочих групп студентов строительных отрядов» < .>

Формулировка «В соответствии»
предполагает издание вашего приказа в развитие другого «вышестоящего» документа, поэтому:

• «в соответствии с постановлением Правительства РФ» приказ генерального директора акционерного общества издать можно;
• а «в соответствии с» другим своим приказом – нет.

Пример 4. Констатирующая часть текста начинается с «В соответствии»

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.02.2008 № 12/1 «О мерах по борьбе с нелегальной торговлей» < .>

Если целью издания приказа является решение оперативных задач, стоящих перед организацией, то констатирующая часть может начинаться словосочетанием «В целях».

Пример 5. Констатирующая часть текста начинается с «В целях»

В целях организации работы по экспертизе ценности документов < .>

В целях совершенствования систематизации документов < .>

В целях приведения нормативной правовой базы отрасли в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации < .>

Словосочетание «В связи»
в констатирующей части текста употребляется, если мы хотим указать в качестве причины издания приказа какие-то обстоятельства. Оно аналогично предлогам «ввиду» и «вследствие», которые пишутся слитно, если имеют причинно-следственное значение (и для проверки могут быть заменены предлогом «из-за»). Раздельно эти слова (существительные с предлогом – «в виду» и «в следствии») используются совсем в иных значениях. Однако слова «всвязи» не существует в принципе – данный сложный предлог является исключением и всегда должен быть написан раздельно.

Пример 6. Констатирующая часть текста начинается с «В связи»

В связи с очередным отпуском < .>

В связи с завершением работы приемочной комиссии < .>

Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать,
что бывает очень редко.

Чтобы визуально отделить констатирующую часть от распорядительной, данный глагол пишется на отдельной строке от границы левого поля с «пустой строкой» над и под этим словом, без кавычек и с двоеточием в конце – большинство организаций придерживаются этих рекомендаций. А в зависимости от требований, установленных в конкретной организации ее Инструкцией по делопроизводству, это слово может писаться:

• прописными буквами (самый оптимальный вариант), или
• первая прописная, остальные строчные буквы, или
• в разрядку,
• реже жирным шрифтом.

АКТ N ______ о приеме-передаче объектов нефинансовых активов

(в ред. Приказа Минфина РФ от 28.06.2022 N 100н
)

Форма 0510448 с. 2

1. Сведения о передаваемых объектах нефинансовых активов

2. Индивидуальные характеристики объекта(ов)

3. Сведения об ограничениях (обременениях)

4. Сведения о принятых объектах нефинансовых активов

ТРЕБОВАНИЕ-НАКЛАДНАЯ N _______

(в ред. Приказа Минфина РФ от 28.06.2022 N 100н
)

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений
можно выделить восемь этапов ³

 :

1. Инициирование издания приказа
   или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения
   .
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения
   по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.

7. Регистрация приказа или распоряжения.

8. Доведение приказа или распоряжения
   до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений
могут готовиться в следующих случаях:

• на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
• по поручению руководства предприятия;
• по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения
может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А. В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А. В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа
о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А. В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении
.

Источниками информации могут быть:

• законодательные акты и нормативная документация;
• текущая документация организации;
• документы, поступающие из других организаций;
• архивные документы;
• публикации в периодической печати;
• научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ
, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением
, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений ⁴

  в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» ⁵

  (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений
печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения
разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа;
• а также ограничительные отметки для реквизитов:
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения
. Начнем с правил составления текста.


Он всегда излагается от первого лица единственного числа
и состоит из двух частей:

• констатирующей (или преамбулы) и
• распорядительной.

В дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения
послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение
издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения
.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании ⁷

 

Констатирующая часть в приказах
отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С. Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа
возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К. М.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал .

У приказа или распоряжения
могут быть разные приложения ⁸

 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на
приказах и распоряжениях

в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение
. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа
в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

и
неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е. М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения
подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

• внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
• внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье ⁹
  
   

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом
Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Проекты приказов
(распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем ¹⁰

  и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа
вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов
(распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов ¹¹

  ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов ¹²

 

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе
проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа
или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

П. 3.24. Г ОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

• последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
• параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
• параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов
и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

• 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
• 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
• 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
• 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;
• 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера
,
меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера
,
не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа

–
это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация
будет фиксировать факт создания документа
. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация
может осуществляться одним из трех способов:

• записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
• записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);
• внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов
, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
• возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов
возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа
.
Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения
должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

П. 3.12. Г ОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера ¹³

 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

П. 3.11. Г ОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

и прошедшее регистрацию
распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей
– это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году ^14,15

 

Продолжение темы – в статье В. П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. Г ОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

Срок полезного использования объекта

В п. 44 Инструкции № 157н СПИ основного средства называется период, в течение которого учреждение планирует использовать объект нефинансовых активов в тех целях, ради которых он был приобретен, создан или получен.

В то же время отдельные виды материальных запасов имеют нормативный срок носки или эксплуатации, поэтому срок полезного использования необходимо определять для каждого объекта нефинансовых активов.

Как определить срок полезного использования, на основании чего комиссия принимает решение, рассказываем в шпаргалке.

Движимое и недвижимое имущество

Как определить, к какому виду имущества отнести объект?

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур. Школе

Для объекта, признанного основным средством, необходимо будет решить несколько дополнительных вопросов, первый из которых — движимое или недвижимое имущество принимается к учету. Решение принципиально не только для правильного выбора аналитической группы учета, но и для формирования налоговой базы по налогу на имущество, в которую с 2019 года включается только недвижимое имущество.

Инструкции по бухгалтерскому учету и стандарты не раскрывают определение движимого/недвижимого имущества, необходимо апеллировать к положениям ГК РФ. Статья  130
ГК РФ к недвижимому имуществу относит земельные участки, участки недр и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно: здания, сооружения, объекты незавершенного строительства и пр.

Недвижимым имуществом признаются также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, помещения и машино-места. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество.

В соответствии со ст.  131
ГК РФ и Федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ
вещные права на объекты недвижимости подлежат государственной регистрации в едином государственном реестре недвижимости (далее — ЕГРН).

В учете организаций бюджетной сферы нередко можно встретить в составе недвижимого имущества объекты некапитального характера: ограждения, спортивные площадки, элементы благоустройства, беседки, террасы и пр. Бухгалтер объясняет, что без ущерба этот забор перенести нельзя и на этом основании отнесение его к категории недвижимого имущества оправданно.

Такой подход представляется несколько упрощенным. Федеральная налоговая служба выпустила разъяснения и подобрала материалы правоприменительной практики в квалификации движимого и недвижимого имущества.

В письме приведен обширный перечень судебных решений, и представленные материалы дают учреждениям почву для принятия решения.

Пример судебного решения —
Постановление Президиума ВАС РФ от 24.09.2013 № 1160/13
. Высшие арбитры указали, что право собственности может быть зарегистрировано лишь в отношении тех вещей, которые, обладая признаками недвижимости, способны выступать в гражданском обороте в качестве отдельных объектов гражданских прав.

В материалах дела установлено, что ограждение протяженностью 126,36 м является объектом благоустройства, устроено из профнастила по бетонному фундаменту на естественном основании. Функциональное назначение ограждения позволяет квалифицировать его в качестве строения вспомогательного использования. Сооружение необходимо, чтобы учреждение могло определить границы земельного участка, создать пропускной режим и предотвращать несанкционированный доступ посторонних лиц к комплексу зданий ответчика.

Ограждение признано не имеющим самостоятельного хозяйственного назначения, не является отдельным объектом гражданского оборота, выполняет только лишь обслуживающую функцию по отношению к земельному участку и находящимся на нем зданиям. Несмотря на наличие отдельных элементов, обеспечивающих прочную связь этого сооружения с земельным участком, оно не может быть самостоятельным объектом недвижимости.

Полагаем, что выводы, сделанные арбитрами, могут быть применены комиссиями учреждений для аналогичных объектов, признанных в учете объектами недвижимости.

Чтобы выявить основания для отнесения объекта имущества к недвижимости, ведомство рекомендует исследовать:

• Наличие записи об объекте в ЕГРН.
• При отсутствии сведений в ЕГРН — наличие документов, подтверждающих прочную связь объекта с землей и невозможность перемещения объекта без несоразмерного ущерба его назначению.

Пример:
для объектов капитального строительства — документов технического учета или технической инвентаризации, разрешений на строительство или на ввод объекта в эксплуатацию, проектной документации, заключения экспертизы или иных документов, в которых содержатся сведения о соответствующих характеристиках объектов, и пр.

• Сложившуюся судебную практику по аналогичным делам.

Когда нужна государственная регистрация недвижимости?

В решении комиссии необходимо зафиксировать и намерение провести государственную регистрацию вещного права (права оперативного управления) на принимаемый к учету объект. В п. 36 Инструкции № 157н запрещается принимать к балансовому учету объекты недвижимости без документов, подтверждающих госрегистрацию права, если такой объект подлежит обязательной регистрации. До момента регистрации он учитывается на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование».

По какой стоимости объект принимается к учету?

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур. Школе

В обменных операциях приобретения, создания, строительства имущественного объекта вопрос определения первоначальной стоимости не вызывает затруднений — это сумма всех затрат по приобретению и любые фактические расходы, связанные с доведением до состояния, пригодного к эксплуатации. У внеоборотных нефинансовых активов первоначальная стоимость складывается из суммы капитальных вложений, у оборотных обычно равна стоимости, установленной в договоре поставки.

Но в случае необменной операции первоначальную стоимость определяет комиссия учреждения по принятию и выбытию активов.

Стандарты называют первоначальную стоимость НФА, приобретенных в результате необменных операций, справедливой, а Инструкция № 157н — текущей оценочной. В этом контексте названия синонимичны. Стоимость определяется методом рыночных цен на основании сведений о сделках с аналогичным или схожим активом, совершенных без отсрочки платежа. Эта стоимость равна сумме, необходимой при продаже или приобретении таких активов на дату принятия к учету.

Определение текущей оценочной стоимости производится на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случаях невозможности — экспертным путем (п. 25 Инструкции № 157н).

При получении имущества от организации бюджетной сферы первоначальной стоимостью будет стоимость, указанная в передаточных документах.

Является ли объект особо ценным движимым имуществом?

Этот вопрос актуален только для бюджетных, автономных учреждений, имеющих такой вид имущества. У казенных учреждений такая группировка не предусмотрена.

Правила отнесения имущества к ОЦДИ регламентируется на каждом уровне бюджета своим НПА. Например, для федеральных учреждений руководствоваться следует Постановлением Правительства РФ от 26.07.2010 № 538
.

Состав комиссии

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур. Школе

Минимальный состав комиссии как коллегиального органа — три человека, максимальный не ограничен. Из состава комиссии выбирается председатель, который ведет общее руководство, при необходимости ему в помощь выбирается заместитель, назначается секретарь. В Положении нужно обязательно зафиксировать кворум, при наличии которого решения комиссии считаются правомочными. Как правило, кворум устанавливается в количестве двух третей от общего числа членов комиссии, но не менее половины.

Персональный состав утверждает приказом руководителя учреждения, стандартный срок работы одного состава — год, далее состав комиссии можно менять. В члены комиссии приглашаются работники учреждения: чаще всего это руководители структурных подразделений, технические специалисты, инженеры, специалисты финансовых служб.

В вопросе формирования состава комиссии кроются серьезные подводные камни: нет смысла утверждать членом или председателем комиссии сотрудника, который в силу своей занятости не сможет полноценно уделять внимание этой работе. Его назначение становится формальным, а подпись ставится «для галочки» под заранее подготовленным документом. Ровно такой же результат будет, если привлечь в комиссию рядовых исполнителей — секретаря или водителя, которые не имеют необходимой квалификации и ничем не могут помочь в принятии решений. И тогда единственным работающим членом комиссии станет бухгалтер.

Мнение:
бухгалтер ни в коем случае не должен быть членом комиссии в силу соображений, изложенных выше. Кроме того, процесс централизации учета сегодня может коснуться любого учреждения, тогда по естественным причинам бухгалтера в комиссии не будет. А значит, комиссия должна состоять из специалистов, знающих свою работу и уделяющих ей должное внимание.

Отметим, что к работе в комиссии могут быть привлечены эксперты со стороны — как правило, это делается на добровольных началах.

Какими компетенциями должна обладать комиссия по принятию и выбытию активов и на какие документы опираться в своей работе, рассказываем в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка